Praktische oplossingen voor het BAG-beheer
Waarom deze blauwdruk? In mijn beleving zijn er nog steeds genoeg gemeenten die worstelen met een goede inrichting van het BAG-beheer. Dit merk ik aan de dagelijkse hoeveelheid verkeer naar deze website en vooral de zoektermen die daarbij gebruikt worden. Blijkbaar is het vertalen van de vele verdiepingsdocumenten en handreikingen van het voormalige Ministerie van VROM naar de gemeentelijke praktijk een stuk lastiger dan gedacht. Dit artikel helpt daarom vanuit praktische oplossingen voor concrete problemen het BAG-beheer te verbeteren.
Hoe dit artikel te gebruiken? Deze blauwdruk pretendeert niet de waarheid in pacht te hebben. Het is een poging op alle vlakken van het BAG-beheer één of meerdere oplossingen aan te dragen die zich in de praktijk hebben bewezen. Vervolgens is het aan de gemeente zelf om te bepalen in hoeverre de aangedragen adviezen (in aangepaste vorm) toegepast kunnen worden.
De blauwdruk vormt een open source verzameling van best practices voor het BAG-beheer. Dat betekent dat iedereen dit verhaal zonder toestemming mag gebruiken, kopiëren, bewerken, etc. Het doel is namelijk kennisdeling, zodat niet iedere gemeente zelf het wiel hoeft uit te vinden. Wel stel ik terugkoppeling in de vorm van kritiek en aanvullingen op prijs. Dat kan door te mailen naar damir@bagspecialist.nl. Op die manier blijft deze blauwdruk zich ontwikkelen en vindt er versiebeheer plaats op één centrale plek.
Hoe is deze eerste versie van de BAG-beheer blauwdruk tot stand gekomen? Dit artikel is het resultaat van enerzijds mijn eigen ervaringen en onderzoek als BAG specialist, anderzijds van gesprekken en interviews met meerdere gemeenten die de eerste golf van beheerinspecties eind 2012 wel overleefden.
Dit artikel is op 30 december 2013 voor het laatst bijgewerkt.
Inhoudsopgave
1. Organisatie
1.1 Juridisch kader
Volgens artikel 6 van de Wet BAG ligt de uitvoering van het BAG-beheer bij de Gemeenteraad. De raad zal deze bevoegdheden eerst gedelegeerd moeten hebben aan het college van burgemeester en wethouders, voordat het college deze taken kan mandateren aan het ambtelijk apparaat. Die stap wordt nog wel eens over het hoofd gezien door gemeenten. Controleer daarom of er een delegatie- en mandaatbesluit aanwezig is. Zo niet, doorloop dan het blogartikel BAG mandatering. Let op dat bij toekomstige reorganisaties ook het mandaat wordt bijgewerkt!
1.2 BAG-beheer
Leg het BAG-beheer neer bij de afdeling met de kortste lijnen naar de bronbestanden. Doorgaans is dat de afdeling waar vergunningsverlening en handhaving zijn ondergebracht, bijvoorbeeld Bouw en Woningtoezicht of Vergunningverlening en Handhaving. Voordelen:
- De meeste BAG-relevante meldingen komen hier binnen (omgevingsvergunningen, gereedmeldingen, meldingen bouw gestart, etc.);
- Afstemming tussen BAG-beheerder en vergunningsverlener m.b.t. de BAG toets is eenvoudiger.
Hoe dan ook is het verstandig om het aantal (sub)afdelingen waarvan het BAG bestand afhankelijk is zo klein mogelijk te houden. Een versnipperde BAG-beheerorganisatie geeft bij de uitvoering van het werkproces over het algemeen teveel moeilijkheden. Zo zijn er bijvoorbeeld nog steeds gemeenten waar de afdeling Burgerzaken verantwoordelijk is voor de straatnaam- en huisnummerbesluitvorming. Verstandiger is het om dit over te hevelen naar Bouw en Woningtoezicht, zeker als het gelijktijdig afgeven van besluiten en vergunningen problemen oplevert.
Sommige gemeenten hebben hun afdelingen Milieu, Bouw en Woningtoezicht ondergebracht in een regionale uitvoeringsdienst. Wat mij betreft verhuist de BAG als basisregistratie niet mee, maar vormt samen met de andere (toekomstige) basisregistraties één informatiseringsafdeling.
1.3 Vervangbaarheid
Een auditor neemt geen genoegen met het ontbreken van een tweede persoon met voldoende BAG kennis. Een gemeente is daarmee namelijk veel te kwetsbaar. Het is een probleem dat speelt bij veel kleine gemeenten. De continuïteit van het werkproces wordt hiermee per definitie ondermijnd, want de boel komt stil te liggen in geval van verzuim of verlof van de vaste BAG-beheerder. Mijn advies is om dit, indien nodig, direct op te pakken met het betreffende afdelingshoofd.
De slimste manier om dit te op te lossen, is het BAG-beheer verdelen over twee of drie interne medewerkers, ook al komt dat neer op slechts 0,2 of 0,4 fte per persoon. Er zijn genoeg ambtenaren die inhoudelijk raakvlakken hebben met het BAG-beheer: bouwplantoetsers, vergunningverleners, WOZ-medewerkers, Geo-medewerkers, landmeters, gegevensbeheerders, etc. Zij zouden het BAG-beheer als extra taak op zich kunnen nemen.
Een andere mogelijkheid is het BAG-beheer opvangen in een officieus, regionaal samenwerkingsverband. Neem contact op met buurgemeenten die hetzelfde probleem hebben, bij voorkeur dezelfde BAG applicatie gebruiken, en maak afspraken over de onderlinge uitwisseling van BAG-beheerders in geval van nood.
1.4 Werkprocessen
Alle gemeenten hebben de werkprocessen inmiddels beschreven, aangezien dat een vereiste was voor de toelatingsaudit. Het heeft dus weinig zin om nog in te gaan op het opstellen van een processenhandboek (niet te verwarren met het handboek dat destijds door het ministerie van VROM is opgesteld).
Wel zou ik willen adviseren om het handboek periodiek bij te werken, zeker na gebeurtenissen die van invloed zijn op de processen. Te denken valt aan reorganisaties of gemeentelijke afdelingen die opgaan in samenwerkingsverbanden. Het processenhandboek vormt een naslagwerk voor gemaakte afspraken en moet daardoor ook zijn vastgesteld door het Management Team (MT). Indien nodig, controleer of de werkprocessen bijgewerkt moeten worden en stel deze (opnieuw) vast.
1.5 Werkinstructies
Zoals gezegd fungeert het processenhandboek in de praktijk vooral als naslagwerk. Vertaal de werkprocessen daarom naar bondige, praktische werkinstructies voor alle medewerkers die betrokken zijn bij de BAG-beheerorganisatie. Omdat het vakgebied BAG nog enigszins in kinderschoenen staat, moet er in eerste instantie procesgericht gewerkt worden: elke medewerker heeft een werkinstructie, voert deze uit en kan als radar in het geheel vervangen worden. Bekijk dit voorbeeld van een werkinstructie voor het vergunningverleningproces.
Maak in ieder geval goede afspraken met de afdelingen waar nauw mee samengewerkt wordt.
BAG – Burgerzaken
Het BAG-beheer neemt idealiter alleen authentieke adressen op. Burgerzaken kan eigen, administratieve GBA-adressen aanmaken voor de inschrijving van burgers op niet-huisnummerwaardige objecten. Deze kunnen via de gegevensmakelaar worden verspreid. Voor sommige afnemers zijn deze niet-authentieke adressen namelijk relevant. Zo zal de afdeling Sociale Zaken bijvoorbeeld ook uitkeringen moeten kunnen uitkeren aan bewoners van een tijdelijke woonunit.
Willen burgers zich op een niet bestaand adres inschrijven? Schrijf ze in en zet het adres in de GBA direct ‘in onderzoek’ of hou de aangifte vast en doe een terugmelding aan het BAG-beheer. In het laatste geval koppelt de BAG binnen twee werkdagen een plan van aanpak terug.
Willen burgers zich op een adres inschrijven, waarvan het verblijfsobject in de BAG nog niet gereed is gemeld? Hou de aangifte vast en doe een terugmelding aan het BAG-beheer. De BAG geeft Handhaving de opdracht de woning te controleren in het veld, en verwerkt de gereedmelding in de administratie. Via het berichtenverkeer ontvangt Burgerzaken de juiste status in de GBA applicatie en kunnen de burgers worden ingeschreven.
BAG – Handhaving
Het BAG-beheer speelt in onderzoek geplaatste objecten en terugmeldingen door naar Handhaving voor veldonderzoek. Daarnaast kijkt Handhaving binnen de reguliere werkzaamheden ook met een BAG bril naar de werkelijkheid en doet eventueel zelf terugmeldingen naar de BAG-beheerder.
Meldingen start bouw, (sloop) gereedmeldingen en calamiteiten worden “binnen redelijke termijn” vastgesteld en vervolgens binnen vier werkdagen verwerkt door het BAG-beheer.
BAG – WOZ
Constateringen van feitelijke situaties, bijvoorbeeld naar aanleiding van bezwaarschriften, worden door de taxateur teruggemeld aan de BAG.
Voor gemeenten die de WOZ nog in huis hebben, is het verstandig het inmeten van vergunningsvrij verbouwde verblijfsobjecten af te stemmen met het BAG-beheer. Zo zou de taxateur naast de WOZ inhoud ook de BAG gebruiksoppervlakte in het veld kunnen opnemen.
1.6 Interne controle
De werkprocessen vormen de theoretische basis van de BAG-beheerorganisatie, de werkinstructies betekenen de praktische handvatten en de interne controle is de stok achter de deur. Alle afspraken die gemaakt zijn tussen afdelingen onderling staan inmiddels op papier en zijn vastgesteld door het MT. Nu is het zaak om te controleren op een correcte uitvoering. Stem dit proces af met de interne controller. Zorg dat de controller op de hoogte is en blijft van de meest recente afspraken; vervolgens zal deze persoon periodiek checks uitvoeren op wetmatigheid. De bevindingen worden gerapporteerd aan het MT, die op zijn beurt eventueel de nodige maatregelen zal treffen. Op deze manier wordt het BAG-beheer breed uitgedragen in de organisatie.
Een voorbeeld. Stel dat het volgende werkproces is afgesproken tussen Burgerzaken, BAG en Handhaving rondom de inschrijving op nog niet gereed gemelde woningen: Burgerzaken houdt de aangifte van de burger vast en stuurt Handhaving op veldcontrole, Handhaving meldt de woning gereed aan de BAG-beheerder, de GBA ontvangt de juiste status na verwerking van de gereedmelding in de BAG en kan de burger gaan inschrijven. De controller voert aan het einde van de maand een steekproef uit en signaleert dat Burgerzaken aangiftes soms langer dan de wettelijke termijn heeft vastgehouden. Deze persoon onderzoekt dan waar er in het proces iets is misgegaan, achterhaalt de oorzaak (bijvoorbeeld: de handhaver komt structureel tijd tekort voor veldonderzoek) en koppelt dit verhaal terug aan het MT. Het MT wordt op deze manier gevoed met onderbouwde informatie en kan alleen dan datgene doen wat ze moeten doen: managen.
1.7 Kwaliteitssysteem
Met goede afspraken, en een scherpe controle daarop, komen we al een heel eind. Maar het is nog niet voldoende. Er moet ook een check zijn op de juistheid en volledigheid van de gegevens. Bekijk elke maand of alle BAG-relevante gebeurtenissen tijdig en correct zijn verwerkt door het BAG-beheer. Vraag daarbij iedere maand of ieder kwartaal een statusrapportage op bij het Kadaster. Voer daarnaast elk halfjaar checks uit op het synchroon lopen van de applicatie en de Landelijke Voorziening, een tijdige en correcte verwerking van de definitieve pandgeometrie en de werking van de backup en uitwijk. Geen idee hoe een kwaliteitssysteem op te zetten? Download hier een voorbeeldopzet van een kwaliteitssysteem.
1.8 Archivering
De archivering van brondocumenten zoals omgevingsvergunningen, straatnaambesluiten en huisnummerbesluiten behoeft vaak geen extra aandacht van de BAG-beheerder, omdat dit proces al automatisch verloopt. Dat geldt echter niet voor brondocumenten die alleen relevant zijn voor het BAG-beheer. Denk aan schriftelijke verklaringen, processen-verbaal en ambtshalve verklaringen. Het wil nog wel eens voorkomen dat deze stukken in de la van de BAG-beheerder verdwijnen of alleen digitaal worden opgeslagen in het DMS. Houd er rekening mee dat alle brondocumenten ook in het papieren archief terecht komen!
Het makkelijkste is om bij DIV een aparte BAG-lade of -kast aan te vragen. Hier kunnen alle documenten op documentnummer gesorteerd worden, zodat ze tijdens een audit snel aangeleverd kunnen worden. Vergeet niet andere BAG-relevante documenten zoals het logboek en werkprocessenhandboek hierin op te nemen.
In sommige gevallen is er een digitaal bouwarchief aanwezig en doorloopt de gemeente een digitaliseringstraject. In mijn ervaring zijn veel afdelingen geholpen bij de koppeling van bouwtekeningen aan pand id’s. Vraag aan de applicatiebeheerder van het vergunningenpakket om een extra veld aan te maken voor zaaknummers. Dit veld kan de BAG-beheerder gebruiken om, na het verwerken van nieuwe vergunningen door het BAG-beheer, de bijbehorende pand id’s in te vullen. Op die manier kan (in de toekomst) via een SQL-query een koppeling gemaakt worden tussen digitale bouwtekeningen en de geografische locatie op de kaart. De GIS viewer is bij uitstek een tool om deze gegevens raadpleegbaar te maken voor alle afnemers binnen de gemeente.
1.9 Logboek
Ook de waarde van dit document wordt nog weleens onderschat. Het nut van een logboek is eigenlijk heel eenvoudig samen te vatten: de BAG auditor wil bewijs zien dat er over alle aspecten van het BAG-beheer is nagedacht, consequent beleid wordt gemaakt, bijgestuurd wordt in geval van incidenten en niets aan het toeval wordt overgelaten. Iedere gemeente beschikt over een logboek die tenminste de periode tot de toelatingsaudit beschrijft. Sommige hebben de eventuele maatwerkafspraken daarin opgenomen en een enkele houdt het logboek actief bij. Mijn advies: werk deze zo snel mogelijk bij en beschouw het als een permanent werk in uitvoering.
Vertaal iedere keuze die je als BAG-beheerder maakt, of in het verleden gemaakt hebt, naar beleid en leg dit vast in het logboek. Vaak is daar namelijk geen ruimte voor in het processenhandboek. Neem bijvoorbeeld tijdelijke woonunits. Strikt formeel gezien hoeft het BAG-beheer daar niets mee te doen qua huisnummering (hoewel het wel wenselijk is), maar Burgerzaken moet inwoners wel daarop kunnen inschrijven. Zoek samen een oplossing en noteer dit in het logboek. Of een ander voorbeeld: een huis wordt tot het fundament afgebroken en opnieuw opgebouwd. Verbouwing of nieuwbouw? In plaats van hier ad hoc mee om te gaan, is het verstandiger dit eenmaal uit te zoeken (neem contact op met het Kadaster als BAG expert) en vast te leggen in het logboek dat hier consequent mee omgesprongen wordt. De auditor zal zien dat er zorgvuldig omgegaan wordt met de objectafbakening en er duidelijke, strategische keuzes ten grondslag liggen aan het BAG beleid.
1.10 Reorganisatie
Zodra er plannen bekend worden gemaakt voor een samenwerkingsverband, herindeling of reorganisatie, moeten bij het BAG-beheer direct alle alarmbellen afgaan. Deze gebeurtenissen hebben namelijk onder meer gevolgen voor het mandaat. Het komt vaak voor dat gemeenten vergeten een nieuw besluit te nemen, waardoor bevoegdheden niet langer gemandateerd zijn aan de juiste medewerkers. Leg de nieuwe organisatiestructuur naast het oude besluit, pas waar nodig de poppetjes en de functieomschrijvingen aan en laat dit door het college vaststellen.
Naast het mandaat zal er ook gezorgd moeten worden dat bestaande afspraken door nieuwe medewerkers of afdelingen overgenomen worden. Dat geldt sowieso in het geval van reorganisaties. Let echter ook op bij de inzet van tijdelijk personeel. Als bijvoorbeeld een externe vergunningsverlener niet goed ingewerkt wordt, of bepaalde BAG kennis ontbeert die de vaste krachten wel bezitten/bezaten, dan wordt het proces rondom het BAG-beheer verstoort.
Leg wijzigingen in personeel en organisatie altijd vast in het logboek en ook welke stappen ondernomen zijn om de werkprocessen te waarborgen.
1.11 4 dagentermijn
Borging van de 4 dagentermijn is voor veel gemeenten in de praktijk nog steeds een zorgenkindje. Zorg eerst voor een goede theoretische basis door duidelijke afspraken en werkinstructies op te stellen. Lees het artikel 4 dagentermijn voor tips op dit vlak. Is de theorie wel degelijk in orde maar strandt de boel op de uitvoering, dan moet samen met de interne controller gezocht worden naar de oorzaak.
Onkunde
Het kan zijn dat de 4 dagentermijn in gevaar wordt gebracht of zelfs wordt overschreden, terwijl alle deelnemers aan het werkproces hun stinkende best doen. Deze situaties zijn eenvoudig op te lossen door de betreffende medewerker(s) verder te instrueren en eventueel de werkinstructies te verduidelijken. Dergelijke incidenten, en de genomen maatregelen ter voorkoming van soortgelijke overtredingen in de toekomst, moeten worden beschreven in het logboek; zulke verklaringen dienen als verantwoording richting de auditor.
Weerstand
De BAG-beheerder is hoofdverantwoordelijk voor een correct en volledig processenhandboek. Dat geldt wat mij betreft echter niet zomaar voor de uitvoering daarvan, zeker niet waar het gaat om onwelwillende collega’s. Een interne of proces controller dient te helpen met de bewaking van de BAG werkprocessen. Vervolgens zijn het de teamcoördinatoren en afdelingshoofden die verantwoordelijk zijn voor een ideaal raamwerk waarbinnen vakspecialisten hun werk (kunnen) doen.
Krijg je als medewerker geen grip op het BAG-beheer, ondanks gesprekken met de controller en het afdelingshoofd, dan is er nog één optie: plan een overleg met de gemeentesecretaris en geef heel duidelijk aan waar de knelpunten zitten en wat de consequenties zijn voor het BAG-beheer en de gemeente op de langere termijn. Daarmee eindigt de verantwoordelijkheid van de BAG-beheerder. In sommige gevallen moet er helaas worden geconcludeerd dat de gemeentelijke organisatie (nog) niet rijp is voor een goed functionerend BAG-beheer.
2. Gegevens
2.1 Documentdatum
Voor alle brondocumenten geldt dat de besluitdatum opgenomen wordt als documentdatum en nooit de verzend- of archiefdatum. Het kan zijn dat bij verwerking door het BAG-beheer sommige data uit een systeem gehaald worden in plaats van uit het originele brondocument zelf. Denk bijvoorbeeld aan de besluitdatum van de omgevingsvergunning in Squit XO. Dan is van belang dat er periodiek gecontroleerd wordt of nog steeds de juiste datum in het systeem gezet wordt. Dat is in ieder geval wenselijk bij de introductie van nieuw of tijdelijk personeel.
2.2 Documentnummer
Elk brondocument wordt voorzien van een uniek documentnummer. Dat kan handmatig gedaan worden door het BAG-beheer of geautomatiseerd door het DMS of vergunningenpakket. Een brondocumentnummer kan vaker dan één keer voorkomen in de BAG, omdat BAG gebeurtenissen betrekking kunnen hebben op meerdere BAG objecten. Er kunnen echter nooit twee brondocumenten zijn met eenzelfde documentnummer. Let er dus op dat meldingen start bouw en gereedmeldingen apart gearchiveerd worden met een documentnummer dat afwijkt van het bijbehorende vergunningnummer.
Houd waar mogelijk de nummering van het betreffende systeem aan, bijvoorbeeld de zaaknummers in het geval van omgevingsvergunningen. Voor de rest kan de nummering van het aanwezige DMS gebruikt worden. Dat geldt in ieder geval voor processen-verbaal, schriftelijke verklaringen en ambtshalve correcties.
2.3 Gebruiksoppervlakte
Gebruiksoppervlakten die ontstaan als gevolg van vergunningverlening worden idealiter aangeleverd door de bron: de afdeling Vergunningen. Hierbij mag niet zomaar de oppervlakte uit de aanvraag worden overgenomen. Er moet later door het BAG-beheer richting inspectie kunnen worden aangetoond dat de waarde conform NEN2580 is bepaald.
Gebruiksoppervlakten die ontstaan als gevolg van vergunningsvrije bouw kunnen op twee manieren worden ingemeten. Gemeenten die de WOZ in eigen huis hebben, kunnen (externe) WOZ-taxateurs op pad sturen om zowel de inhoud als de gebruiksoppervlakte te bepalen. Gemeenten die de WOZ uitbesteden, kunnen het object opnieuw inmeten vanaf de bouwtekening en het aangebouwde gedeelte inmeten vanaf de luchtfoto. Het complete object zal dan vallen binnen de toegestane marges qua afwijking. Voor verdere tips rondom deze werkprocessen, zie BAG gebruiksoppervlakte.
2.4 Gebruiksdoel
Zorg na de ontvangst van een vergunningsaanvraag voor een trigger richting het BAG-beheer. Deze voert de BAG toets uit en stelt vast om welk(e) gebruiksdoel(en) het gaat. Zodra de vergunning besloten wordt, kan deze direct verwerkt worden omdat alle attributen, waaronder het gebruiksdoel, in het voortraject al zijn bepaald.
2.5 Voorlopige geometrie
Er zijn grofweg twee manieren om de voorlopige geometrie door het BAG-beheer op te laten nemen:
- Deze geometrie op basis van de bouwtekening intekenen in een GIS applicatie als MicroStation of AutoCAD en als aparte laag aanleveren aan het BAG-beheer;
- Deze geometrie op basis van de bouwtekening rechtstreeks schetsmatig intekenen in de BAG applicatie.
Het verdient de voorkeur om te kiezen voor de eerste optie. De geometrie is dan niet alleen nauwkeuriger, maar er wordt ook tijd bespaard doordat er direct bij de bron wordt ingetekend.
2.6 Definitieve pandgeometrie
De definitieve pandgeometrie dient binnen zes maanden te zijn verwerkt door het BAG-beheer. Net als bij de gebruiksoppervlakte geldt ook hier dat er twee verschillende processen lopen. Allereerst zijn er de standaard mutaties n.a.v. vergunningen; daarnaast doen gemeenten er verstandig aan eens per jaar nieuwe luchtfoto’s af te nemen en deze te controleren op wijzigen n.a.v. vergunningsvrij bouwen.
Vergunde objecten
Voor zelfmetende gemeenten zal het reguliere proces voor de definitieve pandgeometrie geen probleem zijn. Er is geen afhankelijkheid van een derde partij die periodiek een bulk mutaties aanlevert; mijn advies zou zijn om een landmeter elke maand met een lijst gereed gemelde panden op pad te sturen om deze in te meten. De BAG-beheerder krijgt deze geometrie vervolgens aangeleverd, bijvoorbeeld als shapefile, en verwerkt deze binnen vier werkdagen in de BAG applicatie. In principe zal de 6 maandentermijn nooit in het geding komen.
Niet-zelfmetende gemeenten doen er verstandig aan goede afspraken te maken met Stichting GBKN en een strakke regie te voeren. Meld allereerst gereedmeldingen per MMS aan de GBKN en hou deze zelf ook bij in bijvoorbeeld Excel. Afhankelijk van de regio krijgt een gemeente de verwerkte mutaties in de vorm van een was-wordt of nullevering maandelijks of per kwartaal aangeleverd.
Verwerking:
Een handige methode om de was-wordt of nullevering te verwerken, is de oude situatie een andere kleur te geven dan de nieuwe. Daarbij kan de GIS-specialist helpen. Door deze (transparante) laag vervolgens over de pandenkaart te leggen, valt direct op welke geometrie verwerkt moet worden. De BAG-beheerder kan de mutaties nalopen in de kaart en verwerken. Hierbij geldt dat de 4 dagentermijn pas ingaat op het moment dat de definitieve geometrie officieel vastgesteld wordt, niet vanaf de aanlevering van de was-wordt of nullevering. Het brondocument is een schriftelijke verklaring, waarmee verwezen wordt naar het digitale bestand.
Controle:
MMS-meldingen die niet relevant zijn voor de GBKN maar wel voor het BAG-beheer (bijvoorbeeld overbouw), worden nog wel eens genegeerd door de GBKN. De gemeente is hiervoor verantwoordelijk. Controleer daarom na elke levering de Excellijst met MMS-meldingen en vink af welke verwerkt zijn. Voor meldingen die langer dan bijvoorbeeld drie maanden open blijven staan, zal de gemeente actie moeten ondernemen. Dan kan door de melding via een ander kanaal, en met spoed, aan te melden bij de GBKN inmeet. Wordt hier structureel te weinig gehoor aan gegeven, dan verdient het de aanbeveling de partij een contract te laten ondertekenen waarmee ze zich verplichten ook BAG punten binnen zes maanden aan te leveren.
Vergunningsvrij bouwen
Er mag sinds de komst van de Wabo behoorlijk wat vergunningsvrij ge- en verbouwd worden. Deze gebeurtenissen hebben vaak betrekking op BAG objecten. Om met de BAG administratie niet te ver achterop te raken bij de werkelijkheid, zal er jaarlijks een inspanning verricht moeten worden om deze mutaties in beeld te krijgen. De aanpak van zelfmetende en niet-zelfmetende gemeenten hoeft niet veel van elkaar te verschillen.
Er zijn twee goede opties: allereerst kun je een mutatiedetectie uit laten voeren. Wel zul je een aantal gedetecteerde verschillen moeten (laten) onderzoeken op BAG-relevantie. De methode is handwerk en is afkomstig van een niet-zelfmetende gemeente die als één van de eerste voor de BAG-beheeraudit is geslaagd. Plan jaarlijks, na de levering van de nieuwe obliekfoto’s, drie maanden in waarin de foto’s wijk voor wijk handmatig nagescand worden op BAG-relevante verschillen met de pandenkaart. Dit gebeurt uiteraard naast het reguliere werk. Zelfmetende gemeenten kunnen vervolgens landmeters op pad sturen om de pandgeometrie in te meten. Niet zelf-metende gemeenten kunnen de mutaties via MMS aanmelden.
Naast de BAG-relevante wijzigingen zou ik er ook voor kiezen om de overige wijzigingen vast te leggen. Spreek af dat objecten als niet-gefundeerde tuinhuisjes, carports en open werktuigenbergingen ook per MMS mogen worden aangemeld, met de opmerking dat deze in een aparte kaartlaag gezet worden. Zo voorkom je dat je het jaar erop dezelfde objecten nogmaals naloopt en heb je een goede basis voor een WOZ-kaart.
Obliekfoto’s
Iedere gemeente zou verplicht moeten worden obliekfoto’s af te nemen. Een deel kan alvast gefinancierd worden door de besparing op jaarlijkse mutatiesignaleringen. Deze foto’s zijn niet alleen een absolute must voor een kwalitatief BAG-beheer, maar brengen ook voor andere afdelingen een besparing met zich mee: minder uitzoek- en veldwerk voor de WOZ, Vergunningen, Handhaving en Milieu. Zorg daarom dat je allereerst collega’s van de genoemde afdelingen meekrijgt in de vorm van een cofinanciering en zet vervolgens samen richting het college uiteen precies welke besparing en kwaliteitsimpuls de investering met zich meebrengt.
2.7 Bouwjaar
Een pand krijgt een voorlopig bouwjaar zodra de omgevingsvergunning voor nieuwbouw wordt opgevoerd door het BAG-beheer. Het jaartal waarin de vergunning wordt afgegeven, geldt als bouwjaar. Dit jaartal moet worden gecontroleerd op het moment dat de gereedmelding verwerkt wordt door het BAG-beheer; mocht het zo zijn dat de bouw in een ander jaar is afgerond, dan dient het bouwjaar aangepast te worden aan het jaartal van de gereedmelding. Het is verstandig om deze controleslag standaard op te nemen in de schriftelijke verklaring waarmee gereedmeldingen worden verwerkt door het BAG-beheer. Hetzelfde geldt voor het niet aanpassen van het bouwjaar bij verbouwingen. Bekijk hier een voorbeeld brondocument voor de bouw gereed.
Twijfelgevallen kunnen altijd voorkomen. Denk aan een pand dat tot het fundament wordt afgebroken en waarbij het fundament voor een nieuw huis gebruikt wordt. Is dit nieuwbouw of een verbouwing? Met zulke gevallen kun je als volgt omgaan:
- De BAG-beheerder beoordeelt de situatie in de geest van de Wet BAG en legt de oplossing voor aan het Kadaster;
- Het antwoord van Kadaster wordt opgenomen in het logboek en de BAG-beheerder zorgt dat in toekomstige gevallen op eenzelfde, consequente manier omgegaan wordt met soortgelijke gevallen.
3. Techniek
3.1 BAG applicatie
Mijn voorkeur gaat uit naar de BAG applicatie van Vicrea: Neuron BAG. Dat heeft onder meer te maken met de gebruiksvriendelijke interface, functionaliteiten als bulkmutatie en de ingebouwde integriteitscontroles. Echter hangt een goede BAG-beheerorganisatie en binnengemeentelijke afname van gegevens af van meer software dan alleen de BAG applicatie. Ik heb dan ook combinaties van applicaties gezien met Neuron Registratie die niet werken en combinaties zonder Vicrea die wel goed functioneren.
Waar het wat mij betreft om draait, is een goede afstemming tussen de BAG applicatie, GBA applicatie en gegevensmakelaar. Dat betekent idealiter dat:
- De gegevensmakelaar niet-authentieke adressen van WOZ en GBA kan aanbieden aan andere afnemers zonder tussenkomst van de BAG.
- De GBA applicatie overweg kan met twee keer eenzelfde authentiek adres vanuit de BAG (tot nu toe nog door geen één leverancier ondersteund).
- De gegevensmakelaar overweg kan met een GBA aangiftedatum die afwijkt van de BAG ingangsdatum.
3.2 Backup en uitwijk
De backup en uitwijk is een technisch verhaal dat het beste opgepakt kan worden door de afdeling Automatisering/Informatisering. Ga als BAG-beheerder na of de volgende zaken goed ingeregeld zijn:
- Er is een uitwijkdraaiboek aanwezig.
- Er wordt dagelijks een backup gemaakt van de door het BAG-beheer opgenomen gegevens.
- De uitwijk wordt twee keer per jaar getest.
Mocht er twijfel bestaan over een goede organisatie van de backup en uitwijk, neem dan contact op met een buurgemeente die met dezelfde programmatuur werkt. Het uitwijkdraaiboek kan dan voor een groot gedeelte overgenomen worden.
4. Conclusie
Aan de hand van deze BAG-beheer blauwdruk zullen de meeste beheertechnische knelpunten wel opgelost kunnen worden. Echter blijft de inrichting of verbetering van het BAG-beheer maatwerk en steken er bovendien regelmatig nieuwe bedreigingen de kop op. Denk bijvoorbeeld aan de door de Rijksoverheid gedwongen deelname aan samenwerkingsverbanden. Dat is momenteel vooral actueel voor kleinere gemeenten die moeite hebben om met de afdelingen vergunningverlening, handhaving en milieu aan de kwaliteitseisen te voldoen. Dergelijke decentralisatie zorgt zeker voor borging van de vervangbaarheid en deskundigheid van individuele afdelingen, maar kan tegelijkertijd een enorm negatieve uitwerking hebben op het stelsel van basisregistraties. Belangrijke bronnen worden immers bij de gemeente weggehaald en nieuwe eilandjes gecreëerd.
Onderzoekt uw gemeente momenteel een herindeling, reorganisatie of deelname aan één of meerdere samenwerkingsverbanden, en is niet helemaal duidelijk welke impact die op (o.a.) het BAG-beheer zal/zullen hebben, of spelen er andere problemen rondom het BAG-beheer, neem dan contact op via (06) 20 21 48 80 of damir@bagspecialist.nl.
Geef een antwoord