De 4 dagentermijn is een nachtmerrie voor iedere BAG beheerder en deze kan als gemeente alleen bezworen worden door zeer gedisciplineerd, praktisch en afdeling overstijgend te opereren. Zorg allereerst voor een gedetailleerde vastlegging van de verschillende processen in een door het MT vastgesteld BAG processenhandboek; op deze gemaakte afspraken moet teruggevallen kunnen worden zodra termijnen niet gehaald worden. In dit artikel volgen tips voor de processen die in de praktijk het vaakst voor problemen zorgen.
Dit artikel is op 16 mei 2014 bijgewerkt.
Vergunningverlening
Omgevingsvergunningen die betrekking hebben op de volgende zaken zijn relevant voor de BAG en dienen binnen vier werkdagen na vergunningverlening te zijn verwerkt in de applicatie:
- Bouw
- Verbouw
- (Gedeeltelijke) sloop
- Gewijzigd gebruiksdoel
- Legalisatie bouwwerk
- Intrekken omgevingsvergunning
In de meeste ideale situatie zijn alle attribuutwaarden uitgezocht en ligt het eventuele concept-huisnummerbesluit klaar bij de vergunningverlener nog voordat de vergunning verleend wordt. Het huisnummerbesluit maakt dan integraal onderdeel uit van de omgevingsvergunning en dit is netjes opgenomen in de mandaatregeling. Op deze manier hoeft er na vergunningverlening alleen nog geregistreerd te worden en lopen de ingangsdata van huisnummerbesluiten en omgevingsvergunningen nooit uiteen. Er wordt slim omgegaan met de besluitdatum, namelijk door niet te dagtekenen op vrijdag, laat in de middag of wanneer de tekenbevoegde er niet is, maar deze bijvoorbeeld een dag in de toekomst te zetten. Tot slot volgt er een geautomatiseerd mailtje of taak vanuit het vergunningenpakket richting de BAG beheerder. Deze kan direct overgaan tot registratie in de BAG.
Er is niet slechts één juiste manier om tot bovenstaande ideale werkwijze te komen. Sommige gemeenten beschikken over weinig medewerkers met BAG kennis. Voor deze gemeenten is het verstandig om de BAG beheerder al vanaf de ontvangst bouwaanvraag bij het proces te betrekken. Hij/zij voert dan de BAG toets uit en bepaalt in hoeverre de aanvraag BAG-relevant is, welke BAG objecten ontstaan en welke attribuutwaarden moeten worden bepaald. De voorlopige geometrie zou bijvoorbeeld tijdens de bestemmingsplantoets, na ontvankelijkheid, ingetekend kunnen worden in een hulplaag. Eventuele gebruiksoppervlaktes kunnen bij de inhoudelijk beoordeling van de bouwaanvraag worden bepaald.
Andere gemeenten kiezen ervoor om hun vergunningverleners bij te scholen en hen zelf de BAG toets uit te laten voeren. De BAG beheerder heeft dan alleen een registratiefunctie. Stem dit vooral af op de eigen situatie.
Handhaving
De volgende meldingen zijn relevant voor de BAG en dienen binnen vier werkdagen na vaststelling te zijn verwerkt in de BAG:
- Melding start bouw: de dag waarop een eerste, permanent deel van het gebouw wordt gerealiseerd, zoals bijvoorbeeld de fundering (heipaal);
- Melding gebruiksgereed: het moment dat het pand afsluitbaar, water- en winddicht is;
- Melding sloop afgerond;
- Calamiteit: een pand is (deels) verdwenen;
- Illegale bewoning.
De 4 dagentermijn wordt in bovenstaande gevallen niet snel overtreden. Naar aanleiding van zijn/haar constatering in het veld stelt de handhaver of toezichthouder een controleformulier op. Dit formulier is niet het brondocument dat ingeschreven wordt in de BAG. De constatering moet namelijk eerst nog officieel worden vastgesteld. Dat kan door een bevindingenbrief op te stellen, gericht aan de vergunninghouder, of door het controleformulier te verwerken in een schriftelijke verklaring. Dit moet “binnen redelijke termijn” gebeuren. De 4 dagentermijn zelf gaat pas in na de besluitdatum bevindingenbrief of schriftelijke verklaring.
Standplaats-, ligplaats-, woonplaats- en straatnaambesluiten
- Leg vast in het processenhandboek, en vervolgens in aparte werkinstructies voor de betreffende medewerkers, dat de in de bovenstaande titel genoemde besluiten binnen twee werkdagen aangeleverd worden aan de BAG beheerder.
- De BAG beheerder verwerkt de besluiten binnen twee werkdagen (vier werkdagen na besluitdatum) in de BAG.
Let op dat woonplaatscorrecties doorgaans niet door de BAG beheerder zelf verwerkt kunnen worden in de applicatie. Stel dus eerst het woonplaatsbesluit in concept op, maak een werkafspraak met de leverancier van de BAG applicatie voor de aanpassing van de woonplaatsgrenzen en stem de datering en ondertekening van het besluit hierop af. Pak dit project eventueel op met de buurgemeente.
5 dagentermijn
BAG gebeurtenissen die dienen te leiden tot een verwerking in de BAG applicatie binnen vier werkdagen, moeten binnen vijf werkdagen aangeboden worden aan de Landelijke Voorziening:
- Leg vast in het processenhandboek dat er één of meerdere vaste aanspreekpunten aangewezen zijn bij de leverancier van de BAG applicatie, zodat in geval van een synchronisatiefout die niet aan de voorkant verholpen kan worden, het technische probleem binnen twee werkdagen verholpen kan worden.
Aanvullende adviezen of betere ideeën? Laat het me weten!
Geef een antwoord