Op 12 oktober 2016 vond in Amersfoort de bijeenkomst ‘Op weg naar BAG 2.0’ plaats. Een aantal voorgestelde wijzigingen in de huidige wet BAG werd hier besproken. Zoals bekend is deze wetswijziging nog niet aangenomen. Daarnaast zal de opgefriste wet BAG op zijn vroegst pas op 1 januari 2018 in werking treden. Om deze reden beperk ik me in dit artikel tot een belangrijke wijziging die gemeenten nu al wel kunnen implementeren: het gewijzigd gebruik van BAG-brondocumenten.
Op dit moment bestaan er nog een drietal schriftelijke verklaringen en het proces-verbaal. In het verleden heb ik uitgelegd wanneer een ambtshalve correctie te gebruiken en wanneer een verklaring signalering wijziging in feitelijke situatie of verklaring mutatie ten behoeve van goede registratie. Dit onderscheid gaat er hoe dan ook uit. Het proces-verbaal van constatering blijft, omdat deze ook genoemd wordt in de gewijzigde wetstekst.
Alleen nog twee verschillende BAG-brondocumenten
Op dit moment geldt de aangepaste wet nog niet. Wel is het zo dat de ‘beheerinspectie-oude-stijl’ niet meer plaatsvindt. Daarnaast controleert de aankomende zelfinspectie ook niet op het onderscheid tussen de diverse schriftelijke verklaringen. Mijn advies is daarom om met onmiddellijke ingang alleen nog twee soorten te gebruiken:
- Schriftelijke verklaring Wet BAG: voor mutaties op al in de BAG opgenomen objecten;
- Proces-verbaal van constatering Wet BAG: voor de registratie van vergunningsvrij gerealiseerde panden en/of verblijfsobjecten die ontbreken in de BAG.
Bijgestelde eisen BAG-brondocumenten
Binnen het wetswijzigingsvoorstel worden ook de gestelde eisen aan BAG-brondocumenten aangepast. De belangrijkste aanpassingen:
- Het brondocumentnummer hoeft niet meer expliciet in het document genoemd te worden;
- Digitale brondocumenten hoeven niet meer opgenomen te worden in het register, zolang ze maar vindbaar/raadpleegbaar zijn;
- Het aantal karakters voor het attribuut ‘brondocumentnummer’ wordt uitgebreid naar 80.
Alle gemeenten hebben de opname van het brondocumentnummer in het document binnen het werkproces wel ingebed. Mijn advies zou zijn om dit ook zo te laten. De wet biedt nu simpelweg een escape op het moment dat een uniek nummer ontbreekt op de meer ‘schaarse’ brondocumenten. Denk daarbij aan gedoogbeschikkingen, bevindingenbrieven, e.d.
Wel zou ik overwegen BAG-technische brondocumenten, die verder geen informatieve waarde bevatten voor andere medewerkers, niet meer te op te slaan in het papieren archief. Archivering en ontsluiting via het DMS volstaat prima. Dit levert een administratieve lastenverlichting op voor zowel BAG-beheerders als DIV-medewerkers.
Marjan Bronkhorst zegt
Om te beginnen goed uitgelegd. Klein vraagje heb ik over de ondertekening. Kan dit volstaan met alleen naam en functie van de gemandateerde m.a.w. moet het brondocument ondertekend worden met een handtekening?
Damir zegt
De gewijzigde wet- en regelgeving staat straks ook elektronische systeemberichten toe als brondocumenten. Die zijn ook niet ondertekend. Daarnaast zijn de ambtelijke verklaringen uit de BAG geen besluiten in de zin van de Awb, dus is er geen sprake van rechtsgevolg. Dat houdt in dat deze brondocumenten niet kenbaar gemaakt hoeven te worden aan eventuele belanghebbenden en staan ze ook niet open voor bezwaar en beroep. Een handtekening is daarmee dus overbodig.
Corina ten Tije zegt
Beste Damir,
Onder het kopje Bijgestelde eisen BAG brondocumenten staat de tekst:
•Het brondocumentnummer hoeft niet meer expliciet in het document genoemd te worden.
De tekst wordt gevolgd door de volgende tekst:
Alle gemeenten hebben de opname van het brondocumentnummer in het document binnen het werkproces wel ingebed. Mijn advies zou zijn om dit ook zo te laten.
Kun je uitleggen om welke reden je het advies geeft om toch het brondocumentnummer in het document te zetten?
Damir zegt
Hoi Corina,
Dat advies zit ‘m meer in de sfeer van ‘baat het niet, dan schaadt het niet’. Gemeenten zullen over het algemeen een proces hebben ingericht in het zaaksysteem, waarbij volg- of brondocumentnummers automatisch gegenereerd worden en ingevoegd in het document. Dan zou ik geen extra moeite doen om het er weer uit te slopen, want hoewel niet verplicht, kan het ook geen kwaad (maakt het terugvinden eventueel makkelijker).
Vriendelijke groet, Damir