Een ideale voorbereiding van de BAG audit
Deze checklist is een hulpdocument om naderende BAG audits goed voor te bereiden. Het document is gebaseerd op rapportages van eerdere audits en opgedane tips tijdens pre-audits. Het verdient de voorkeur om al ruim zes maanden voor de beheeraudit te beginnen met de voorbereiding. De zelfcontrole aan de hand van deze checklist is daarvoor een goed startpunt. Het is wat mij betreft niet nodig om een pre-inspectie te laten uitvoeren door een marktpartij, tenzij er intern geen capaciteit is om het BAG beheer zelf goed door te lichten. Indien nodig volgt op deze analyse een verbeterslag in aanloop naar de BAG audit.
Gebruiksaanwijzing BAG audit checklist
Alle vragen onder de noemer VERPLICHT dienen met ‘ja’ beantwoord te kunnen worden. Eén ‘nee’ betekent dat de BAG audit niet wordt gehaald. In de praktijk leiden de volgende onderwerpen het vaakst tot een herinspectie: 4 dagentermijn voor attributen, 6 maandentermijn voor definitieve pandgeometrie en het opschonen van oppervlakten van niet-woningen die tijdens de opbouwfase verkregen zijn via omreken- of conversiefactoren.
Alle vragen onder de noemer GEWENST hoeven niet per se met ‘ja’ beantwoord te worden. Wel is dit aan te raden, omdat een fatsoenlijke beheerorganisatie in de praktijk anders niet mogelijk is.
Alle vragen onder de noemer LET OP dienen met ‘ja’ beantwoord te kunnen worden. Zij voorzien in een goede voorbereiding op de manier waarop inspecteurs toetsen of de gemeente haar verplichtingen wel nakomt. Deze aandachtspunten zijn opgedane tips tijdens pre-audits.
Inhoudsopgave
- 1. Inspectie naar de kwaliteit van de gegevens in de registratie
- 2. Inspectie naar de kwaliteit van de processen
- 3. Inspectie naar de kwaliteit van het gebruikte informatiesysteem
- 4. Conclusie BAG audit checklist
1. Inspectie naar de kwaliteit van de gegevens in de registratie
VERPLICHT:
- Is de 4 dagentermijn vanaf de aansluitingsdatum tot de dag van de audit gehaald v.w.b. mutaties als gevolg van de afgifte van reguliere brondocumenten, processen-verbaal van constatering en schriftelijke verklaringen?
- Zijn alle berichten aangeboden aan de Landelijke Voorziening binnen 5 dagen na de documentdatum?
- Zijn alle door de LV geweigerde berichten zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk opnieuw aangeboden en alsnog geaccepteerd?
- Wordt de 6 maandentermijn voor definitieve pandgeometrie gehaald?
- Zijn alle terugmeldingen vanuit de LV binnen 2 dagen opgelost of anders in onderzoek geplaatst?
- Zijn alle terugmeldingen en correctieverzoeken binnen een half jaar opgelost?
- Is er een document waaruit blijkt dat er evenveel BAG objecten in het BAG bestand aanwezig zijn als in de LV?
- Kan de gemeente alle brondocumenten, opgenomen tussen de aansluitingsdatum en de dag van de audit, binnen een redelijke termijn raadpleegbaar en beschikbaar maken?
- Hebben de brondocumenten betrekking op de betreffende mutaties in de BAG?
- Komen de objectgegevens in de BAG overeen met de gegevens uit het bijbehorende brondocumenten?
LET OP:
- Zijn alle wijken en buurten ook in de BAG opgenomen?
- Is alle hoogbouw goed opgenomen in de BAG (denk aan pand- en verblijfsobjectafbakening, bouwjaar, geometrie en gebruiksdoelen)?
- Is alle overbouw opgeschoond uit de pandenkaart?
- Hebben bedrijven en supermarkten die een zij-ingang gebruiken ter bevoorrading van het magazijn een nevenadres gekregen?
- Zijn alle bij hoogbouw behorende parkeergarages afgebakend als afzonderlijk verblijfsobject?
- Staat het aantal verblijfsobjecten met 2 of meer gebruiksdoelen in verhouding tot het totaal aantal verblijfsobjecten in de gemeente (denk aan scholen, bejaardentehuizen, verzorgingstehuizen, etc.)?
- Staat het aantal verblijfsobjecten met het gebruiksdoel ‘logiesfuncties’ in verhouding tot het totaal aantal verblijfsobjecten in de gemeente (denk aan bed-and-breakfasts en recreatieparken)?
- Zijn er voldoende verschillende pandstatussen?
- Zijn alle Defensie-objecten goed verwerkt in de BAG?
- Hebben zogenaamde gedoogconstructies de juiste status in de BAG (denk aan mantelzorg)?
- Zijn eventuele stand- en ligplaatsen goed verwerkt in de BAG?
- Is de pandenkaart nagekarteerd, zodat alle slordigheden als gevolg van de automatische (stereo-)kartering zijn opgeschoond?
- Zijn bij het ministerie bekende problemen uit het verleden structureel opgelost (denk aan maatwerkafspraken n.a.v. de toelatingsaudit)?
- Zijn alle te koop staande woningen en bedrijven via resp. funda.nl en fundainbusiness.nl (die enigszins afwijken van standaard objecten) in de aanloop naar de BAG audit toe nagelopen op correcte verwerking in de BAG?
- Zijn alle afwijkende en in aanbouw zijnde objecten langs de hoofdwegen vanaf de gemeentegrens tot het gemeentekantoor in de aanloop naar de BAG audit toe nagelopen op correcte verwerking in de BAG?
2. Inspectie naar de kwaliteit van de processen
2.1 Inbedding processen
VERPLICHT:
- Zijn de processen dusdanig ingebed dat gebeurtenissen die leiden tot mutaties in de BAG tijdig en correct in de BAG worden verwerkt?
- Zijn er voldoende maatregelen genomen zodat alle relevante verleende omgevingsvergunningen met de activiteit ‘bouwen’ leiden tot mutaties in de BAG?
- Zijn er voldoende maatregelen genomen zodat ingetrokken vergunningen leiden tot mutaties in de BAG?
- Zijn er voldoende maatregelen genomen zodat begonnen bouwwerkzaamheden leiden tot mutaties in de BAG?
- Zijn er voldoende maatregelen genomen zodat gereedmeldingen leiden tot mutaties in de BAG?
- Is er een controle op verschillen tussen voorlopige en definitieve bouwjaren (bijvoorbeeld wanneer de bouw in een ander jaar gereed is gemeld dan wanneer de omgevingsvergunning is afgegeven)?
- Blijven de oorspronkelijke bouwjaren gehandhaafd wanneer er wijzigingen aan het pand worden aangebracht (bijvoorbeeld door een verbouwing)?
- Zijn er voldoende maatregelen genomen zodat alle relevante verleende omgevingsvergunningen met de activiteit ‘slopen’ leiden tot mutaties in de BAG?
- Zijn er voldoende maatregelen genomen zodat gereedmeldingen van sloopwerkzaamheden leiden tot mutaties in de BAG?
- Zijn er voldoende maatregelen genomen zodat terugmeldingen van onterecht niet opgenomen BAG objecten binnen 2 dagen leiden tot mutaties in de BAG?
- Zijn er voldoende maatregelen genomen zodat de terugmelder geïnformeerd wordt over de resultaten van het onderzoek?
- Is er een document waaruit blijkt dat B&W de processen op een zorgvuldige, transparante en consistente wijze hebben vormgegeven?
- Is er een document waaruit blijkt dat er taken van B&W zijn gemandateerd aan één of meerdere medewerkers?
- Is er een document waaruit blijkt dat er een medewerker is gemandateerd voor de vaststelling van de geometrie?
- Is er een document waaruit blijkt dat er een medewerker is gemandateerd voor het opstellen van een proces-verbaal van constatering?
- Is er een document waaruit blijkt dat er een medewerker is gemandateerd voor het opstellen van een schriftelijke verklaring?
- Gebeurt de inmeting van panden conform de eisen van GBKN?
- Heeft de gemeente maatregelen genomen om de oppervlakten van niet-woningen te verbeteren, indien gebruik is gemaakt van conversiefactoren?
LET OP:
- Is er een logboek waaruit blijkt dat er een weloverwogen keuze ten grondslag ligt aan alle data en werkprocessen en er consequent wordt gewerkt?
- Is er vervanging geregeld voor het geval de BAG beheerder langere tijd gepland dan wel ongepland afwezig is (met het oog op de 4 dagentermijn)?
- Zijn alle bevoegdheden die volgens artikel 6 van Wet BAG toegewezen zijn aan de Gemeenteraad via een officieel delegatiebesluit overgedragen aan het college van B&W?
- Zijn alle bevoegdheden die gedelegeerd zijn aan het college van B&W gemandateerd aan de diverse vakspecialisten (denk ook aan het opstellen van besluiten als processen-verbaal en schriftelijke verklaringen en het vaststellen van de definitieve geometrie)?
- Zijn alle eventueel geweigerde berichten vastgelegd in het logboek voor de BAG audit, waarbij beschreven is op welke manier deze binnen 2 dagen opnieuw aangeboden zijn en alsnog geaccepteerd?
- Zijn alle eventuele mutaties voor definitieve pandgeometrie die de 6 maandentermijn hebben overschrijden, vastgelegd in het logboek voor de BAG audit, waarbij beschreven is op welke manier, en vanaf welke datum, maatregelen ingaan waardoor dit niet meer voorkomt?
GEWENST:
- Zijn er naast het processenhandboek ook korte, praktische werkinstructies geschreven voor iedere medewerker die een rol speelt binnen het BAG proces, zodat een correcte dagelijkse uitvoering gegarandeerd is?
- Is in het processenhandboek bij het proces ‘gereed melden’ opgenomen dat bij verwerking in de BAG gecontroleerd wordt of het bouwjaar moet worden aangepast?
- Is in het processenhandboek bij het proces ‘verbouwing’ opgenomen dat bij verwerking in de BAG het bouwjaar nooit gewijzigd mag worden?
- Komt de pandstatus ‘geconstateerd’ voldoende voor (denk aan mutatiesignaleringen n.a.v. vergunningsvrij bouwen, illegale objecten, etc.)?
- Is er als niet-zelfmetende gemeente een contract waarmee organisaties als Stichting GBKN zich verplichten de definitieve geometrie aan te leveren volgens de specificaties van de BAG-catalogus en dus de 6 maandtermijn dienen te respecteren?
- Is vastgelegd dat er periodieke statusrapportages uitgedraaid worden, ter bevestiging van hetzelfde aantal objecten in de LV als in de BAG-applicatie?
- Is vastgelegd op welke manier er halfjaarlijkse checks op de definitieve geometrie worden uitgevoerd?
2.2 Uitvoering processen
VERPLICHT:
- Worden gebeurtenissen die leiden tot mutaties in de BAG ook daadwerkelijk tijdig en correct in de BAG verwerkt?
GEWENST:
- Kan een verantwoordelijke voor de processturing op het aanleveren van relevante gegevens aangeven hoe dit proces wordt uitgevoerd?
- Kan een verantwoordelijke voor de processturing op het aanleveren van relevante gegevens de relevante procesbeschrijvingen overleggen?
- Kan een medewerker die muteert en/of (terug)meldingen verwerkt, aangeven hoe dit proces daadwerkelijk wordt uitgevoerd?
- Kan een medewerker die muteert en/of (terug)meldingen verwerkt, de relevante procesbeschrijvingen overleggen?
3. Inspectie naar de kwaliteit van het gebruikte informatiesysteem
VERPLICHT:
- Voldoet de BAG-applicatie aan de specificaties van de Regeling BAG?
- Is er een document waaruit blijkt dat de gemeente een uitwijkconfiguratie heeft?
- Wordt er iedere dag een back-up gemaakt van de in de BAG opgenomen gegevens?
GEWENST:
- Is er een actueel uitwijkdraaiboek?
- Is het draaiboek altijd beschikbaar, ook wanneer de reguliere locatie niet bereikbaar is?
- Is er een document waaruit blijkt dat de uitwijkconfiguratie tenminste één keer per 12 maanden wordt getest op actualiteit en juiste werking?
- Zijn er zodanige voorzieningen getroffen dat de meest noodzakelijke activiteiten van het BAG beheer en gebruik in geval van calamiteit binnen 4 weken op een andere locatie kunnen plaatsvinden?
- Worden bronnen die sinds de laatste back-up gebruikt zijn voor de mutaties in de BAG zodanig bewaard dat door het opnieuw invoeren of inlezen van de mutaties aansluiting wordt gevonden met de datum en het tijdstip van de laatste back-up?
- Vindt er na de back-up een controle plaats (handmatig of geautomatiseerd) of het kopieerproces correct verlopen is en in hoeverre de gegevens kunnen worden teruggelezen?
- Vindt de opslag van de back-up media plaats in een andere ruimte dan die waarin de BAG gegevens zich fysiek bevinden?
- Is er een document waaruit blijkt dat de reconstructie en het herstellen van de BAG minimaal één keer per 12 maanden worden getest?
4. Conclusie
Deze checklist is bedoeld als hulpmiddel ter voorbereiding van een naderende BAG audit. Het is een compleet document dat BAG beheerders in staat stelt om gratis en zelfstandig hun gemeente klaar te stomen voor de BAG audit. Mocht er desondanks toch behoefte zijn aan extra ondersteuning, neem dan contact op met de BAG specialist!
Geef een antwoord